MARKETING PARA SECRETARIAS Para un buen desempeño, la asistente tiene que ser organizada, teniendo siempre a mano una tabla de honorarios profesionales; estar muy bien informada de cuales valores pueden pagarse en cuotas y en cuántos pagos; saber y tener en la tabla, cuántas visitas son necesarias para cada tipo de servicio; cuales son los que involucran costos mayores y que precisan pago adelantados. Tener en la computadora o en el formulario, lugar para discriminar el presupuesto, relacionar la forma de pago y obtener la firma de la confirmación del cliente. Son cosas simples, pero valiosas para un mejor funcionamiento del consultorio, clínica u oficina y que colocará a su asistente en una condición de importancia dentro de sus funciones.
COBRANZA La función de cobrar, es realizada verbalmente, a veces consterna tanto a quién cobra, como a quién tiene que pagar, principalmente si quién está cobrando es quién prestó el servicio. Por esta razón, una buena fórmula de cobrar al cliente es a través de una carta preelaborada, específica para este fin, que tenga espacio abierto para colocar la fecha, valor, y firma del remitente, que no necesita ser el mismo Dr. Quien la recibe recordará y tendrá una nota de que necesita llevar el dinero o un cheque. Existen clientes más distraídos, que lo mismo con envío de carta o no, se olvidan de traer el dinero. Para éstos, una alternativa sutil es llamar un día antes, recordando que tiene consulta y en caso de que el cliente no haga un comentario sobre la recepción de la carta, preguntar amablemente si la ha recibido. Para otros, que son puntuales, pero a veces se olvida, la asistente puede, a la salida, preguntarle al cliente si quiere confirmar el valor del cheque o si prefiere pagar en efectivo. Finalmente, en tiempos sin inflación, la adopción del sistema de cheques con pagos diferidos es una alternativa más eficaz y más practica, que tiene como ventaja no tener que enviar cartas, recordar los pagos por teléfono y, principalmente, con los cheques a mano, permitir al profesional programar bien sus gastos y pagos. RELACIONES PÚBLICAS La propaganda es alma del negocio. No hay dudas, que la conversación entre el cliente y la asistente es beneficiosa para ambos. Hace pasar el tiempo, distrae, relaja y sirve como fuente de nuevas amistades, principalmente para la asistente que a través de la conversación, puede conocer a personas simpáticas y agradables.
El asunto y el tipo de esta conversación, que de acuerdo con la forma cómo se maneja, puede variar entre lo útil/inútil (tipo: antes hacia más frío, ahora está lloviendo más que antes, hoy está más caluroso que ayer) y el agradable y productivo (saber lo que la persona hace, cuales son sus actividades fuera del trabajo, que más le gusta, como es su familia, que pretende de la vida, cuales son sus ideales, como es su trabajo en el día a día, etc.). Cuanto mas dirigida es la conversación con los clientes, tanto más provechosa será en todos los sentidos. Específicamente acerca de las ventajas para la clínica o la oficina, pasarán cuando el asunto es relacionado al esclarecimiento del sistema de funcionamiento de la clínica, las ventajas de trabajar en este sistema (de servicio) y en el logro por estar haciendo un buen trabajo y ser más útil. En las oportunidades correctas, exaltar las virtudes y capacitaciones del Dr., su participación en cursos y Congresos, para su perfeccionamiento, sus logros y conquistas, tales como: conseguir resolver los problemas graves de clientes, siempre deja a los clientes satisfechos, fue invitado a una conferencia, participa como profesor en la universidad o entidad colegiada, etc., o, simplemente, decir que bien se siente usted en donde trabaja.
Dentro de este concepto de ampliación de las funciones de la asistente, englobando funciones de marketing, empezará a ser más útil en la importante tarea de generar nuevos clientes, colaborará en la satisfacción de los actuales y participará en la mejora de ingreso de la clínica u oficina, empezando a merecer un reconocimiento mayor y porque no decir, tener una corrección del sueldo, que en este caso ya será interés de ambos.
PROBLEMAS EN NUESTRA PRINCIPAL HERRAMIENTA DE TRABAJO
Cada profesión obliga al cuerpo humano a realizar con frecuencia ciertas actividades y posiciones que van dañando nuestro organismo en nuestra profesión se suele presentar problemas en la espalda cuello, hombros codo, afección de las estructuras de la muñeca y la mano que es provocada por la posición del trabajo, instrumentos y técnicas que influyen sobre las posturas y movimientos que realizamos durante nuestro labor odontológica. Adquirimos poses y movimientos inapropiados, que pueden ser causantes del sobreesfuerzo de ligamentos, músculos cartílagos, articulaciones, nervios, vasos etc.
Posición inadecuada del trabajo
Fuerza excesiva
Largos periodos de trabajo con pocos descansos y con el mismo instrumental
Cansancio
Falta de adaptación del instrumento en la mano
Repetición continua y /o mal posicionamiento del instrumental en las manos.
Inapropiado recubrimiento de los mangos del instrumento
Repetición continúa de pequeños movimientos
Flexión mantenida de la muñeca
Excesiva presión de pinzas en los dedos de agarre
Sujeción demasiado cerca de la parte activa del instrumental
Mal afilado del instrumental
LOS SINTOMAS MÁS COMUNES DEL SINDROME DEL TUNEL DEL CARPO SON:
Dolor, punzadas o adormecimiento en el dedo pulgar,indice,medio o anular.
Punzada o adormecimiento de toda la mano
Dolor que va desde la mano atraves del brazo y puede llegar hasta el hombro
Debilidad en la mano o parte baja del brazo por la mañana
Dejar caer objetos mas veces de lo normal
Problemas para tomar objetos
Problemas al llevar acabo actividades como escribir o atarse los zapatos
Problemas al llevar acabo tareas que requieran de aplicación de fuerza, tales como abrir un frasco sellado a utilizar un desarmador.
Las manos se deberian ubicar en una postura neutra para trabajr, evitando las posiciones forzadas de flexion o extensión de la muñeca se debran evitar movimientos forzados de la la teralidad así como realización de fuerza s amanera de pinzas muy marcadas con los dedos de la mano para la sujeción del instrumental.
El instrumento debe de utilizarse en una postura eficiente y debe ser de fácil aplicación para la realización del tratamiento.
INSTRUMENTAL CLINICO IDEAL
Ligeros con la finalidad de evitar tensiones musculares y fatiga
Peso balanceado para distribuir mejor el equilibrio en la mano
Mangos estriados para una mejor sujeción y menos fuerza de manera de pinza
Mangos recubiertos disminuir la tensión
De diámetros amplios para reducir la fuerza de la pinza y las tensiones de los dedos
Huecos para que pesen menos
Con un filo adecuado para disminuir el esfuerzo físico y el numero de repeticiones, ahorrando mas tiempo de trabajo.
QUE HACER SI LA CONSULTA SE PONE LENTA
Como Ud. ya sabe, hay ocasiones en que la consulta se pone lenta. Los pacientes no llaman por telefono, las personas no regresan las llamadas. Que se puede hacer en esta situacion?
Es en aquellos momentos cuando nos podemos dedicar a desarrollar nuestro plan de marketing. No hay tiempo para pre-ocupaciones, es hora de trabajar. Aqui le menciono algunas sugerencias para que Ud. reciba beneficios de prosperidad en el corto y en el largo plazo.
1. REVISE SU MATERIAL DE MARKETING. Tiene material que explique claramente lo que Ud. hace? Usa un lenguaje que se entiende claramente? Los pacientes no son expertos en odontologia y ahora el momento oportuno para hacer los cambios. Ud. nunca tiene tiempo para refinarlo cuando esta muy ocupado, asi que comience de una vez.
2. MEJORE SU USO DEL TELEFONO. No importa si Ud. llama a sus pacientes o ellos le llaman a Ud. Es muy conveniente tener las comunicaciones telefonicas bajo control. Tiene respuestas preparadas para las preguntas mas habituales? Se contestan las preguntas de una manera que invita a visitarlo en su consulta?
3. AMPLIE SU RED DE CONTACTOS. La mayoria de los profesionales se pueden beneficiar del hecho de conocer mas gente. Es mucho más facil hacer negocio con gente que ya se conoce. Ud. se puede hacer miembro de Asociaciones, Camaras de Comercio y otras organizaciones similares.
4. PREOCUPESE DE LA PARTE PERSONAL. La persona que trabaja independiente tiene que sobrellevar los problemas por si sola. Es una tarea que puede resultar agobiadora. Seminarios y otro tipo de material de motivacion y crecimiento personal ayudan a mantenerse en accion y en la dirección correcta.
5. PUBLICIDAD. Hay demasiadas personas que se resisten a usar publicidad para reactivar su negocio u actividad. La encuentran dificil de entender y riesgosa. De hecho, existen varios medios que son muy efectivos para hacer publicidad. Haga una prueba y salga de dudas.
6. MANTENGASE EN CONTACTO CON SUS PACIENTES. Las llamadas telefonicas son adecuadas, pero insuficientes. Ud. puede recopilar informacion relacionada o que puede ser util para sus pacientes. Hagala llegar en un boletin, o en notas enviadas por correo.
Ponga su mente a trabajar en el aspecto de marketing y las oportunidades comenzaran a aparecer diariamente.
